Organiser une journée portes ouvertes ne s’improvise pas. Dès le départ, il est essentiel de fixer une date stratégique, en phase avec les calendriers scolaires et les grandes périodes d’orientation. Il faut prévoir suffisamment de temps pour préparer la communication, mobiliser les équipes et penser à tous les détails logistiques (attention aux vacances et aux jours fériés).
Mobiliser étudiants et personnels pour accueillir les visiteurs
Pour que l’expérience soit vraiment enrichissante, il est crucial d’impliquer un maximum d’acteurs de l’établissement. Les enseignants, les personnels administratifs et surtout les étudiants doivent être présents pour échanger avec les visiteurs. Leur rôle est fondamental car ils offrent une image vivante et authentique de l’établissement.
Mettre en valeur les formations et les débouchés
Chaque filière doit être mise en avant de manière claire et attractive. Il est important de présenter les programmes de formation, les spécialisations possibles, les partenariats professionnels et les opportunités de stage ou d’alternance. L’objectif est de montrer aux futurs étudiants que l’établissement les accompagne vers la réussite.
Soigner l’accueil et l’orientation sur place
Dès leur arrivée, les visiteurs doivent être pris en charge de manière fluide et agréable. Installer un point d’accueil bien visible, distribuer des plans et proposer des visites guidées rend l’expérience plus simple et plus chaleureuse. Un bon accueil donne tout de suite une impression positive.
Organiser des conférences et des ateliers interactifs
Proposer des conférences thématiques est une excellente manière de transmettre beaucoup d’informations en peu de temps. C’est aussi l’occasion d’organiser des ateliers pratiques pour immerger les visiteurs dans les projets réalisés par les étudiants. Ce format dynamique est particulièrement apprécié des jeunes et de leurs parents.
Faciliter les échanges personnalisés
Les échanges directs font souvent toute la différence. Prévoir des espaces où les visiteurs peuvent discuter tranquillement avec des enseignants, des responsables pédagogiques ou des étudiants ambassadeurs est indispensable. Plus les visiteurs se sentent écoutés, plus ils seront à l’aise pour poser leurs questions et projeter leur avenir chez nous.
Valoriser la vie étudiante et le cadre de vie
Au-delà des cours, beaucoup de jeunes cherchent aussi une ambiance, un lieu de vie agréable et des opportunités d’engagement. Il est essentiel de mettre en avant la vie associative, les événements étudiants, les infrastructures sportives et culturelles, ainsi que les solutions de logement disponibles autour du campus.
Communiquer de manière efficace avant et après la journée
Une bonne communication est clé pour attirer un maximum de visiteurs. Utiliser les réseaux sociaux, les newsletters, le site internet, et les plateformes d’orientation permet de toucher un large public. Après l’événement, il est aussi important de garder le contact avec les visiteurs grâce à des mails de remerciement et des informations complémentaires.
Anticiper les questions pratiques
Pour rassurer les futurs étudiants et leurs familles, il faut préparer des réponses claires sur des sujets comme les frais de scolarité, les démarches d’inscription, les aides financières ou encore les possibilités de mobilité internationale. Montrer que tout est bien organisé inspire confiance.
Faire vivre l’expérience à travers des témoignages
Rien de plus efficace que de laisser la parole à ceux qui vivent l’expérience au quotidien. Intégrer dans la journée portes ouvertes des témoignages d’étudiants, d’anciens diplômés et de professeurs permet d’incarner l’établissement de manière authentique et inspirante.
Créer une ambiance conviviale et accueillante
La première impression compte énormément. Il faut soigner l’ambiance générale de la journée : prévoir des animations, proposer des boissons, organiser des petits événements dans la journée. Une atmosphère détendue donne envie aux visiteurs de rester et de s’intéresser davantage à ce que l’on propose.
Proposer une inscription en ligne pour simplifier la visite
Utiliser un formulaire clair et rapide
Un bon formulaire d’inscription doit être simple et rapide à remplir. Quelques informations suffisent : nom, prénom, adresse mail, formation visée et créneau horaire choisi si besoin. Plus c’est rapide, plus le taux d’inscription sera élevé. Il est aussi conseillé de proposer une option pour recevoir un rappel quelques jours avant l’événement.
Mettre en place des campagnes d’acquisition ciblées
Pour booster les inscriptions, plusieurs canaux sont très efficaces :
- Réseaux sociaux : lancer des campagnes sponsorisées sur Instagram, TikTok ou Facebook en ciblant les lycéens, étudiants ou parents intéressés par l’orientation scolaire.
- Google Ads : promouvoir la journée portes ouvertes via des annonces ciblées sur des recherches liées aux formations proposées.
- Sites d’orientation : référencer l’événement sur des plateformes comme 75 Secondes pour toucher directement les jeunes en phase d’orientation.
- Partenariats avec des lycées : envoyer des invitations officielles aux lycées locaux et proposer aux professeurs principaux de relayer l’information.
- Emailing : envoyer des invitations personnalisées aux contacts recueillis lors de salons étudiants, forums ou événements précédents.
Automatiser la confirmation et les rappels
Une fois l’inscription faite, il est essentiel d’envoyer immédiatement un mail de confirmation. Quelques jours avant la journée, un rappel contenant le programme, les horaires et le plan d’accès renforce l’engagement et réduit les risques d’oubli.
Analyser les résultats pour mieux s’adapter
Avec un système d’inscription en ligne, il devient facile de suivre les chiffres en temps réel : nombre d’inscrits, formations les plus demandées, créneaux horaires préférés. Ces données sont précieuses pour ajuster l’organisation et prévoir les ressources nécessaires le jour J.
Écouter les retours pour progresser
À la fin de l’événement, recueillir l’avis des visiteurs est précieux. Un simple questionnaire envoyé par mail ou disponible sur place permet de savoir ce qui a plu, ce qui pourrait être amélioré et ce qui manque. C’est un outil clé pour préparer une prochaine journée portes ouvertes encore plus réussie.
